Après avoir obtenu notre diplôme, une question se pose : maintenant que je suis enfin psychologue, où est-ce que je vais bien pouvoir travailler ? Les choix sont multiples, mais une décision est à prendre entre l’exercice en institution et celui en tant que psychologue libéral (quoi que, les temps partiels ça existe !).
Sommaire :
- Déclaration à l’ARS et obtention du numéro ADELI
- Choix de son statut
- Création de son entreprise
- Démarches URSSAF et demande d’ACRE
- Recherche du local
- Souscription aux assurances
- Banque, compte professionnel et TPE
- Achats du mobilier, décoration et fournitures
- Site Internet / Google My Business
- Logo et carte de visite
- Adresse mail professionnelle
- Abonnement Doctolib
- Logiciel de facturation
- Affichages obligatoires
- Changement de situation ARS
Pour ma part, lors de mes recherches d’emploi, j’ai du faire le choix entre quelques options :
- Attendre une réponse pour un emploi auquel j’avais postulé sans avoir de délai de réponse précis (et sans être sure d’obtenir le poste)
- Chercher un autre travail dans la région malgré les offres d’emploi qui ne me passionnaient pas
- Changer de région pour chercher un travail en institution qui me plaise plus (mais devoir quitter mes proches)
- Ou bien ouvrir mon cabinet libéral dans ma région.
C’est cette dernière option que j’ai choisie. Et cette option, comme je m’en suis rendue compte assez vite, était loin d’être le choix de la simplicité !
La plupart du temps, l’installation en libéral n’est pas vraiment évoquée lors du cursus universitaire. On se retrouve assez désemparé face à toutes les démarches à faire.
Par quoi commencer, quelles sont toutes les démarches à réaliser, à quel délai je dois m’attendre, etc…
Tant de questions et assez peu de réponses finalement, alors je me suis dit que je pouvais me servir de mon expérience pour faire un « guide d’installation en libéral pour psychologue ». Il reprend (surement de façon non exhaustive !) les différentes démarches que j’ai du réaliser avant d’ouvrir mon cabinet. L’ordre de ces démarches dépendra cependant de votre situation personnelle…
Déclaration à l’ARS et obtention du numéro ADELI :
Pour tous les psychologues fraîchement diplômés, il est nécessaire de demander à être inscrit sur le répertoire ADELI en faisant les démarches en ligne auprès de l’ARS de sa région. Suite à vos démarches, un numéro ADELI vous sera fourni et vous servira pour de nombreuses démarches (pour prouver que vous êtes bien diplômé).
Vous devrez fournir les documents suivants :
- l’original du diplôme (licence et master) ou attestation de réussite si vous n’avez pas encore le diplôme,
- l’attestation de stage procuré par votre université certifiant que vous avez réalisé 500h de stage,
- la photocopie recto-verso de votre pièce d’identité (carte d’identité ou passeport) valable
- et enfin le formulaire d’inscription Cerfa .
Choix de son statut :
Avant de vous lancer dans les autres démarches, il est nécessaire de réfléchir au statut de votre entreprise :
- micro-entreprise/auto-entrepreneur
- entreprise individuelle (BNC, régime réel) par exemple.
Il faut alors se renseigner sur les différents statuts, et faire votre choix en calculant le rapport entre vos charges et les revenus que vous prévoyez pour cette activité. Vous déterminerez donc le statut qui sera le plus avantageux pour vous. Il peut alors être intéressant de faire un prévisionnel. Celui-ci estimera les charges que vous aurez et ce que vous pouvez attendre comme chiffre d’affaires.
certaines banques et certains comptables vous demanderont de fournir ce prévisionnel. Vous pouvez trouver différents modèles gratuits sur Internet.
ATTENTION :Sites utiles :
- Comparaison entre l’entrepreneur individuel classique et le micro-entrepreneur par la BPI France : https://bpifrance-creation.fr/encyclopedie/micro-entreprise-regime-auto-entrepreneur/comparaison-dautres-regimes/comparaison-1
- Le prévisionnel financier que j’ai utilisé : https://www.macompta.fr/creation-entreprise/index
Création de son entreprise :
Une fois votre décision prise concernant le statut, vous pouvez faire les démarches permettant la création de votre entreprise.
La création de votre entreprise, et notamment le n° de SIREN / SIRET associé, sera nécessaire pour de nombreuses démarches par la suite. C’est donc une étape qu’il ne faut pas repousser au risque de se trouver bloqué à un moment donné. Les démarches se font sur le guichet unique de l’INPI. Le délai de traitement est estimé à 8 – 15 jours (personnellement, la demande a été traitée dans la journée, mais certains personnes sont obligées de rappeler lorsque le dossier n’a pas été traité au bout de 15 jours !).
Attention aux sites vous proposant de le faire pour vous contre rémunération !
Les documents à fournir sont les suivants :
- la photocopie de votre carte d’identité,
- le bail de votre local commercial,
- un justificatif de domicile de moins de 3 mois,
- une déclaration sur l’honneur de non-condamnation et attestation de filiation, etc.
Site utile : création d’une entreprise – formalités d’immatriculation d’une entreprise individuelle (site du gouvernement) : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F36763
Démarches URSSAF + demande ACRE :
Au cours de votre aventure en tant qu’auto-entrepreneur, vous aurez des démarches à faire auprès de l’URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales), notamment pour payer vos charges. Il faut donc créer un compte.
Votre dossier devra par la suite être validé par l’URSSAF.
Vous pouvez également faire la demande pour l’aide « ACRE » (Aide à la Création et à la Reprise d’une Entreprise) qui, si vous y êtes éligible, vous permettra d’être partiellement exonéré de cotisations sociales pendant 12 mois.
Site utile : ACRE (site gouvernemental) : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F11677#:~:text=d%27exonération).-,Qui%20peut%20bénéficier%20de%20l%27Acre%20%3F,)%2C%20hors%20micro%2Dentreprise.
Recherche du local :
Plusieurs sites sont spécialisés dans la location de cabinets médicaux comme caducee.net et les-cabinets.net. Vous pouvez également regarder sur Leboncoin par exemple.
Prenez le temps de définir vos critères de recherche, pensez à l’accessibilité du local et à sa localisation. Pensez aussi au fait que plus un local est grand, plus il vous coutera cher (augmentation du prix de l’assurance mais aussi besoin de plus de meubles et de décoration pour qu’il ne semble pas vide).
Une fois votre local trouvé, vous aurez peut-être d’autres démarches à réaliser comme la souscription à un contrat EDF par exemple.
En lien avec votre local, vous pourrez éventuellement avoir besoin de faire une déclaration en mairie pour demander l’autorisation d’exercer votre métier dans un E.R.P. c’est à dire un Etablissement Recevant du Public (de 5ème catégorie). Accessibilité, moyens de secours et de lutte contre l’incendie, ce statut peut entrainer un certain nombre d’actions à mener et de dépenses supplémentaires.
Site utile : Qu’est ce qu’un établissement recevant du public (ERP) ? (site gouvernemental) : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F32351#:~:text=Une%20bibliothèque%20qui%20accueille%20moins,accessibilité%20pour%20les%20personnes%20handicapées.
Souscription aux assurances :
Dans notre métier, deux assurances sont obligatoires :
- la Responsabilité Civile Professionnelle
- la Multirisque Professionnel pour votre local.
Deux autres assurances sont fortement recommandées : l’assurance juridique et la prévoyance.
Prenez le temps de vous renseigner sur ces différentes assurances, et de demander des devis dans différentes compagnies d’assurance. Les prix peuvent varier selon les régions et selon pleins de critères, faites votre propre comparatif !
Banque, compte professionnel et TPE :
Selon la loi, il est nécessaire d’avoir un compte bancaire dédié à l’activité professionnelle pour un auto-entrepreneur lorsque le chiffre d’affaire dépasse 10.000€ pendant deux années consécutives (loi PACTE du 22 mai 2019).
Le compte bancaire dédié n’est pas nécessairement un compte professionnel, le compte professionnel représentant généralement un coût plus élevé qu’un banal compte personnel.
Cependant, de nombreuses banques refusent d’ouvrir un compte privé pour une entreprise individuelle. De plus, si vous souhaitez bénéficier d’un TPE (terminal de paiement électronique = appareil à cartes), il est souvent nécessaire de le lier à un compte professionnel.
Ceci étant dit, il est nécessaire de comparer les offres que vous font les différentes banques selon, entre autres, les critères suivants :
- le prix mensuel du compte professionnel,
- le prix du TPE (que ce soit un prix mensuel pour une location ou bien un cout unique pour un achat de matériel),
- la commission du TPE (c’est à dire le pourcentage que la banque prend pour chaque transaction,
- les frais de mouvement si votre compte privé est dans une autre banque (il serait dommage de devoir payer des frais pour vous verser un salaire), etc.
Il est important de faire vous même ces comparatifs, car selon les banques, selon les régions, selon l’année et même selon le conseiller que vous verrez et son humeur du jour, les prix sont très variables !
Concernant le TPE, veillez à bien lister vos besoins : appareil qui a besoin de wifi ou bien qui a une puce 4G, appareil qui prend le sans contact ou pas, appareil qui fait des tickets papiers ou qui permet uniquement de les envoyer par mail, etc.
Site utile : compte bancaire dédié à l’activité professionnelle – est-ce une obligation ? (site gouvernemental) : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/compte-bancaire-professionnel
Achat du mobilier / décoration et des fournitures :
Si votre local n’est pas meublé, il va vous falloir penser aux meubles qui seront nécessaires pour votre activité de psychologue.
Afin d’avoir une image professionnelle et des meubles solides qui vous suivrons de nombreuses années, je vous conseille de rechercher du matériel de bureau professionnel. Si cette solution représente un investissement considérable, il existe néanmoins des magasins spécialisés dans la vente de mobilier professionnel d’occasion (comme Ocaburo à Tours et Nantes, qui propose la livraison dans la France entière), qui vous permettent d’avoir du mobilier de bonne qualité pour un prix un peu moins élevé.
Pour un psychologue, il me semble que ces quelques meubles sont essentiels :
- un bureau,
- une chaise de bureau confortable (si vous restez assis plusieurs heures par jour pendant des années, il vaut mieux investir un peu plus pour préserver votre dos),
- deux chaises pour les patients (j’ai choisi des chaises ergonomiques et confortables, en veillant à ce qu’il y ait une assise large et pas d’accoudoirs afin de ne pas mettre en difficulté des patients en situation d’obésité),
- un meuble fermant à clés (dans lequel vous pourrez ranger vos dossiers, selon les réglementations du RGPD).
Pour vous donner une idée du budget à prévoir : ces trois chaises, le bureau et le meuble = total de 800€…
Selon vos gouts, vous pourrez ajouter différentes choses : canapé, fauteuils, table basse, luminaire, bibliothèque, etc.
Pensez également à acheter de la décoration pour votre bureau, afin de rendre votre bureau plus chaleureux et accueillant, mais en veillant toutefois à ne pas surcharger l’environnement.
Enfin, l’achat de matériel et de fournitures de bureau sera surement nécessaire : papier, pochettes de rangement, crayons et autres, bobines pour TPE, crayon détecteur de faux billets, etc.
Site Internet / Google My Business :
Afin de vous faire connaitre, vous pouvez faire le choix de créer un site Internet. Pour cela, il vous faudra acheter un hébergement, c’est à dire un espace dans lequel vous hébergerez votre site, vos mails, etc. mais également un nom de domaine (ce qui apparaitra dans la barre d’adresse du navigateur internet). Pour ma part, j’ai choisi O2 Switch, un hébergeur français tout-en-un.
Ensuite, vous pourrez créer votre site à l’aide de WordPress, par exemple. Il faudra alors penser au contenu de votre site : n’hésitez pas à regarder les sites de vos collègues psychologues, mais aussi à vous demander ce que vous aimeriez trouver sur ce site en vous mettant à la place d’un patient. Le site et son contenu doivent vous correspondre, c’est aussi pour cela qu’il faudra être attentif à l’esthétique de votre site.
Pour les personnes ne s’y connaissant pas beaucoup en informatique, la création d’un site Internet peut-être une vraie galère : en dehors de l’aspect mise en page, il y a également des notions de référencement, de score SEO et autre charabia informatique.
Si vous décidez de créez votre site, quelques pages à ne pas oublier : mentions légales, conditions générales de vente, protection des données personnelles (R.G.P.D).
Lorsque vous aurez fini de créer votre site, il faudra compter un certain délai pour le référencement (après plus d’un mois, plus de la moitié de mon site Internet n’est toujours pas référencé par Google…).
N’oubliez pas de créer votre fiche « Google My Business ». C’est une démarche très rapide et cela vous donne une visibilité supplémentaire !
En parlant de données personnelles, n’oubliez pas de tenir votre registre de activités de traitement (indiquant quelles données vous recueillez, qui y a accès, combien de temps vous les gardez, etc.). La tenue de ce registre est obligatoire.
Logo et cartes de visite :
Afin d’avoir une représentation graphique de votre identité professionnelle, vous pouvez créer un logo vous correspondant.
Une fois ce logo créé, vous pourrez l’utiliser sur votre site Internet ou sur votre plaque par exemple. Il pourra également être présent sur vos cartes de visite.
Les cartes de visite permettent de transmettre facilement et rapidement les informations concernant votre activité à une personne intéressée (que ce soit un autre professionnel de santé ou un potentiel patient).
Pour ma part, j’ai commandé mes cartes de visite sur le site Vistaprint, qui m’a permis de personnaliser mes cartes (que ce soit pour le contenu, mais aussi pour la qualité du papier et les finitions) pour un prix très raisonnable (moins de 30€ pour 250 cartes).
Site utile : carte de visites sur Vistaprint : https://www.vistaprint.fr/cartes-de-visite
Adresse mail professionnelle :
Dans le cadre de votre activité, vous serez sûrement amené à communiquer avec vos patients via des échanges de mails. Afin de ne pas mélanger vos correspondances personnelles et professionnelles, je vous invite à créer une adresse mail professionnelle.
Si vous avez décidé de créer un site Internet, une adresse mail peut être proposée avec votre hébergement. Si vous n’êtes pas dans ce cas-là, vous devrez créer une adresse mail vous-même par un autre moyen.
Certains formats d’adresse mail ne répondent pas aux critères du RGPD, comme les adresses gratuites gmail par exemple.
Abonnement Doctolib :
Doctolib a ses défauts (son prix, mais aussi l’extrême disponibilité et le manque de contact qui ne favorisent pas l’engagement du patient pour le 1er rdv notamment), cependant son utilisation est conseillé par de nombreux professionnels de santé. En effet, avoir un profil Doctolib permet d’être assez rapidement visible par vos potentiels patients et de pouvoir construire votre patientèle plus rapidement.
Avant de commencer ces démarches, vous pouvez préparer ce que vous voulez mettre dans votre profil (en allant voir les profils de vos collègues pour avoir un exemple), et notamment les mots clés (expertises et actes) qui vous permettront d’être plus facilement trouvé par vos potentiels patients.
Vous pourrez ensuite demander à être appelé par un conseiller Doctolib (formulaire en ligne sur Doctolib). Le conseiller vous posera des questions sur votre projet et vérifiera votre numéro ADELI. Par la suite, il vous enverra un mail vous permettant de faire le pré-paramétrage (en réalité, à ce moment-là vous construisez tout votre profil, je n’appellerais pas ça du « pré » paramétrage). Vous aurez alors un deuxième appel avec votre conseiller, permettant de vérifier votre profil ensemble et de répondre à vos questions.
La mise en ligne du profil est très rapide, pour ma part une fois le mail reçu et le pré-paramétrage fait, il a suffit d’un appel de 5 minutes avec le conseiller Doctolib (pour vérifier le profil et répondre à mes questions) et de la signature du contrat puis mon profil a été passé en « visible » dans la journée.
Pour information,
1) la résiliation de son abonnement est possible à tout moment avec un délai de 15 jours ;
2) il est possible d’être parrainé par un autre professionnel utilisant Doctolib (ce qui permet une réduction pour vous, mais aussi pour l’autre professionnel).
Logiciel de facturation :
Il existe de nombreuses réglementations concernant la facturation, et celles ci ne sont pas forcément très claires.
Quelques règles de base :
- les factures doivent être numérotées (afin qu’il ne soit pas possible d’ajouter une facture à posteriori),
- elles ne doivent pas être modifiables,
- elles doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires (notamment le fait que la TVA ne soit pas applicable (TVA non applicable selon l’article 261-4-1° du Code Général des impôts (CGI)), les informations sur votre entreprise, les informations sur le patient, le tarif TTC, etc.).
Vous devez trouver un logiciel vous permettant de respecter ces règles et qui respecte les conditions du RGPD (protection des données).
Il peut être intéressant, si vous avez choisi la micro-entreprise, de regarder si l’application vous permet de tenir un journal des ventes (obligatoire, non modifiable, etc.), sinon il faudra trouver une autre façon de tenir ce document obligatoire en micro-entreprise (un autre logiciel, la version papier du gouvernement, …).
Affichages obligatoires :
Il est obligatoire d’afficher certaines informations au sein de votre cabinet / de votre salle d’attente, ces informations pouvant différer selon votre situation :
- Honoraires relatifs à chaque acte ou prestation
- Caractère non remboursable de la prestation de soins par la sécurité sociale
- Nécessité d’une information écrite préalable pour les actes ou prestations facturées plus de 70€
- RGPD / informations concernant l’utilisation de fichiers informatiques nominatifs
- Appartenance éventuelle à une Association de Gestion Agréée
- Interdiction de fumer
- Numéros et consignes d’urgence
Changement de situation ARS :
Si vous avez déjà votre numéro ADELI, il faudra tout de même déclarer un changement de situation professionnelle auprès de l’ARS en indiquant que vous commencez une activité libérale. FIN DU GUIDE
Guide qui, je le répète, n’a pas pour vocation d’être exhaustif, mais de regrouper les informations réunies au cours de ma propre aventure et si possible de simplifier la votre.
J’espère que ce guide d’installation en libéral pour psychologue aura pu aider certains de mes collègues ! Je suis bien sûr joignable pour répondre à toutes vos questions sur ces démarches, approfondir les informations fournies ou vous fournir des pistes de réflexion si besoin.
